إدارة المهـــام و المشاريــــــــــع
متابعة مدة المهام
يسمح تخطيط و إدراج عمل الموظفين في إدارة المشاريع بإنجاز المزيد من المهام في الوقت المحدد وتحديد من يقترب من تاريخ النهاية.
عندما يتم إنشاء مهمة ، يمكنك تحديد حد زمني للإنجاز. من أجل القياس الفعال للملاءمة بين النظري والتطبيقي يمكن للشخص المسؤول عن المهمة تفعيل "متتبع الوقت" للمتابعة الآلية للوقت المنقضي بالفعل في تنفيذ المهمة.
تقييم المهمة
يمكنك إشعار موظفيك إذا كان العمل المنجز في المهمة يلبي توقعاتك من خلال تقييم "إيجابي" أو "سلبي".
تقارير المهام
تعد تقارير المهام أداة فعالة لمعرفة عدد المهام التي أنجزها الموظف والمدة التي استغرقها لإنجازها. باستخدام هذه الأداة المفيدة يمكنك أيضًا معرفة عدد المهام التي لا تزال قيد التنفيذ، وعدد المهام المنتهية. بشكل افتراضي يمكن تحديد تقرير المهمة مسبقًا على أساس أسبوعي أو شهري أو سنوي، ولكن يمكنك بكل حرية تخصيص تواريخ إعداد التقارير.
يضمن قالب التقرير المصمم مسبقًا الملاءمة التي تساعد في تقييم فعالية المشاركين في المشروع. بالنسبة للمديرين، اتضح أنها أداة للتحليل الشامل داخل قسمهم أو الشركة بأكملها. يمكن تصدير جميع التقارير بسهولة كملفات Excel.
مراقبة الكفاءة في إنجاز المهام
تعد خاصية مراقبة الكفاءة مؤشرًا جيدًا على إنجاز المهام الموكلة إلى الموظف. تسمح لك بالحصول على رؤية فورية لأي صعوبات أو معوقات متوقعة (تأخير ، نقص التقييم بعد الانتهاء ، عدم وجود موعد نهائي محدد...الخ) التي قد تواجهها في أي مشروع. من جهة تسمح هذه الخاصية للموظفين من مراقبة تواريخ التنفيذ و من جهة أخرىتسمح للمشرفين من تقييم طرق تنفيذ الموظفين للمهام.وبالإعتماد على مراقبة الكفاءة يمكن تحديد مبلغ الأقساط وبناء نظام كامل لمؤشرات الأداء (KPI) في الشركة.
إشعارات
نحن نتعامل يوميًا مع عدة نقاط و مهام، و ليس من السهل دائمًا حفظها جميعا. لا تشغلك بالك بعد الآن لأن Bitrix24 يسمح لك بضبط الإشعارات(إرسال واستقبال) مهما كاندورك في المشروع. ستظهر نافذة تنبيه على شاشتك، و إذا لم يكن لديك الوقت لقراءتها ... لا تقلق، يمكن الوصول إلى جميع الإشعارات الخاصة بك عن طريق النقر فوق رمز الجرس في يمين الشاشة.
تذكير
قم بضبط تذكيرات للمهام التي تحتاج إنجازها أو لنقطة التقدم التي خططت لها. لا شيء يمكنه الضياع بفضل هذه الوظيفة المدمجة في Bitrix24
مراقبة تواريخ إنتهاء المهام
تاريخ الإنتهاء هو أحد أهم معايير المهمة، و بالتالي يجب عليك متابعة التواريخ النهائية بدقة لكي تتمكن من التحكم في الوقت وزيادة كفاءتك. تابع تقدم المهام الحالية، و تلك التي انت مسؤول عن تنفيذها، ولكن أيضًا تلك التي تم تعيينك كمراقب لها أومساعد دون أن تنسى المهام التي عينتها بنفسك. رؤية تركيبية لحالة المهمة وتاريخ إنجازها وتأخيرها المحتمل ...
وهناك طريقتان للعمل بفعالية مع التورايخ النهائية للمهام و هي بعرضها بالإعتماد على التاريخ النهائي أو عرضها في التقويم.
- طريقة العرض المستندة علىالتاريخ النهائي: تقسم المهام على 6 أعمدة تعرض المهام المتأخرة أو المتأخرة تقريبا أو التي ليس لها موعد نهائي على الإطلاق.
- العرض في التقويم يسمح لك بعرض التواريخ النهائية للمهام.
الوظائف المتعلقة بإدارة المهام
تتضمن كل مهمة مشاركة محتملة من عدة أشخاص (منشئين و مسؤولين ومساعدين ومراقبين)، ولكل منهم دوره وصلاحية الوصول الخاصة.
تفويض المهام
لقد تم تعيينك كمسؤول عن مهمة، ومع ذلك تجد أنه لن يكون لديك الوقت الكافي لإنجازها ... يمكنك تفويضها بسهولة عن طريق تعيينها إلى أحد المتعاونين/ الزملاء. وبالتالي يمكن تنفيذ المشروع وفق الخطة الزمنية المحددة له دون التعرض لأي تأخير بسبب عبء إضافي للموارد
تنظيم و متابعة و تخصيص عملية معالجة مهامك متاح الآن بفضل وظيفة "المُخطِّط - Planner" في Bitrix24. داخل مجموعتك يعرف الجميع ما يجب القيام به ومتى يفعل ذلك، يمكن ضبط الإشعارات لتنبيه الموظف المسؤول عن تنفيذ المهمة.هذه ميزة تعزز العمل التعاوني وتحسّنه.
تتيح لك نظام كانبان إدارة أنشطتك وأنشطة موظفيك بسهولة ، وذلك بفضل عرض مرئي ودقيق لكل مهمة في مشروعك. في لمحة سريعة تعرف مستوى التقدم ومن المسؤول عن تنفيذ المهام ضمن مجموعة مشروعك.
يمكن عرض مهامك والمهام الفرعية في مخطط جانت. هذا يمنحك إمكانية متابعة حالتها، والتحقق من المسؤول عن التنفيذ، وعرض سجل الإجراءات المتعلقة بالمشروع. يمكنك الوصول بسرعة إلى عرض كامل لتقدم المشروع و تحديد التأخيرات المحتملة أو الحالية من أجل اتخاذ الإجراءات التصحيحية. إذا تم إنشاء مهمة يمكن تعديلها مباشرة من الجدول أو مخطط جانت: يمكن تقديم الموعد النهائي أو إضافة مهمة فرعية أو يمكن القيام بأي تعديل آخر بسرعة. سيتم إرسال الإشعارات تلقائيا للأطراف المتدخلة في المهمة.
مخطط جانت - Gantt
قوالب المهام
يمكنك تجهيز قالب لمهمة و الذي تخطط لإعادة استخدامه لاحقاً. وإذا كنت تعمل مع مهام متكررة فإن خاصية القوالب تكون مفيدة: فبوسعك أن تصنع قالب لمهمة ما وأن تكرره على تردد محدد (يومي، شهري...إلخ).
مشاركة القوالب
يمكنك مشاركة قوالب المهام بسهولة عن طريق منح حقوق الوصول للأشخاص الذين تريدهم.
المهام المرتبطة (Task dependencies)
المهام المرتبطة هي أداة شائعة جدًا لإدارة المشاريع، وهي متوفرة في جميع نسخ Bitrix24 بما في ذلك النسخة المجانية. تتيح لك هذه الأداة إنشاء علاقات منطقية بين المهام أو بين المهام و المراحل. يتم دعم جميع أنواع الإرتباطات الأربع.
يتم الإشارة إلى الإرتباط ببساطة عن طريق سحب سهم من مهمة إلى أخرى. بمجرد إنشاءالإرتباط يمكن أن يؤدي نقل مهمة إلى تغيير تواريخ البداية/ النهاية تلقائيًا للمهام الأخرى في المشروع ، إذا رغبت في ذلك.
سلة المحذوفات
عندما تقوم بحذف مهمة ، فإنها تظهر في سلة المحذوفات.
استعادة المهام المحذوفة
إذا قمت بحذف مهمة عن طريق الخطأ ، فمن السهل عكسها. انتقل إلى سلة المهملات ، وحدد المهمة التي لم يكن من المفترض أن تحذفها ، ثم انقر على "استرداد".
قائمة نقاط التحقق (Checklist)
تعد إضافة قائمة نقاط تحقق إلى مهمة ومراقبة تقدمها خطوة بخطوة أمرًا مفيدًا للغاية خاصة عندما تحتوي هذه المهمة على عدة مراحل أو مشاركين.
يمكن للمساهمين في المهمة إضافة نقاط تحقق إلى القائمة وبالتالي الإشارة إلى اكتمال عملهم. لذلك ، نظرة سريعة كافية لتعرف حالة المهمة بدقة.
الحقول المخصصة
يوفر Bitrix24 حرية ومرونة في إدارة وإنشاء الحقول. تريد إضافة حقل إلى نموذج المهمة، لا شيء أبسط من هذا! ربما تفضل تغيير مسمى الحقل، مرة أخرى، أنت المتحكم في أداتك!
تصدير مهام من رسائل البريد الإلكتروني
عندما تتلقى رسالة بريد إلكتروني ، يمكنك على الفور إنشاء مهمة مرتبطة بها من واجهتها.
دمج CRM ، سير العمل ، التقويم ، مساخات التخزين(درايف)
في إطار عمل إدارة المشروعيسمح Bitrix24 بدمج وظائف إدارة العملاء CRM و مهام سير العمل Workflow و النقويم Calendar و الدرايف Drive، بحيث يكون لديك إمكانية الربط بين المشروع والعميل. مهام المشروع متاحة في تقويمك الشخصي وكذلك في تقويم مجموعة المشروع. احفظ المستندات وشاركها على منصة مشترك بفضل الدرايف المخصص لمجموعة العمل. استفد من تنظيم مهامك بفضل وظيفة سير العمل.